L’ENTREPRISE Magazine

Cartes Affaires, cartes de paiement…Sachez mieux gérer vos déplacements.

Il y a quelques années encore, la carte bancaire n’était qu’un simple moyen de paiement. Dopés par l’exemple d’American Express, les établissements bancaires en font aujourd’hui un outil de gestion des notes de frais. Puces ou bandes magnétiques, les cartes se placent au service des entreprises.

Cartes bancaires, cartes de fidélité, d’achat, de transport… S’il le souhaitait, le chef d’entreprise verrait son portefeuille regorger de petits rectangles de plastique. Mais à quoi bon ? Pour en faire une utilisation efficace, sachez identifier et optimiser chaque type de carte destiné aux professionnels. Car derrière ce mot tout simple se cachent des grandes catégories d’outils, parfois aux antipodes les unes des autres.

Au delà des commodités liées aux déplacement — assurances et assistance, qui ne se distinguent pas vraiment des prestations offertes aux particuliers dans ce domaine — les émetteurs de ces cartes ont bien compris l’un des principaux enjeux : faciliter la gestion des frais professionnels pour le chef d’entreprise et ses salariés. Depuis quelques années, ces supports magnétiques sont devenus des instruments au service d’une véritable ingénierie du voyage. Et chacun dans son genre propose une parcelle de ce service global. Alors, comment s’y retrouver ?

Cartes bancaires : toujours plus de services

Pierre, délégué commercial sur la région Rhône-Alpes, se déplace en permanence pour gérer son volant de clients et prospecter. Dans son portefeuille s’amoncellent les reçus de restaurant, d’hôtels et de péages. Trouver le temps de rédiger sa note de frais n’est jamais évident. Et plus il tarde à le faire, moins son remboursement sera rapide. De son côté, le responsable administratif “ craque ” à la vue de ces dizaines de justificatifs qui lui arrivent un beau jour. Et dont il faut saisir les données à la main. Cette gestion à la petite semaine a aussi un coût : le traitement d’une note de frais atteindrait en moyenne 300 francs ! En équipant d’une carte bancaire Affaires les populations itinérantes, tout s’arrange. Le salarié dispose d’un moyen de paiement à son nom qui lui autorise un débit différé (le 5 ou le 10 du mois qui suit la dépense) ou “ super différé ” (jusqu’au 30 du mois suivant). Entre-temps, il peut élaborer sa note de frais. Et n’avance plus d’argent. La tâche lui est facilitée par le travail minutieux de la puce, qui ventile les frais par type de dépenses.

Mieux contrôler les dépenses

L’entreprise y trouve aussi son intérêt : elle évite d’émettre des avances sur frais à ses collaborateurs et accède à un contrôle des dépenses. Avec la carte Visa Elys Affaires du CCF, par exemple, il est possible de plafonner les dépenses par porteur de carte. Mieux, en attribuant des cartes Affaires à ses salariés, l’entreprise dispose d’un reporting. Les dépenses peuvent être classées, à sa demande, par porteur, type de frais (hôtellerie, etc. ), répartition géographique. Ou croiser plusieurs critères. Sortant au printemps 2001, la Corporate Mastercard permettra à l’entreprise émettrice de moduler avec finesse son accès : interdiction de régler certaines dépenses (boites de nuit !), etc. Le must, c’est de s’équiper également d’un logiciel de gestion des frais professionnels compatible avec le système comptable de l’entreprise (lire À Savoir).

Le prix de ces cartes varie selon la palette de services offerts. Le super différé, par exemple, n’est jamais cadeau. La banque considère ce service comme un crédit revolving. Dans une fourchette très large, les cartes Affaires se négocient entre 250 francs (environ 38 €) et 1 000 francs (environ 152 €) voire plus. 

Cartes “ solos ” et “ prestige ” : moins intéressantes pour gérer les frais

Pour TPE et solos, les banques proposent depuis une période récente les cartes Business (Visa ou Eurocard Mastercard) pour une cotisation annuelle avoisinant les 300 francs (environ 46 €). À mi chemin entre les cartes Affaires et les cartes de particuliers, elles n’offrent pas d’intérêt en matière de gestion des frais. En revanche, certaines banques autorisent leur porteur à définir eux-mêmes leur capacité de paiement et de retrait, les plafonds des cartes de particuliers étant standardisés dans ce domaine. Quant aux cartes de “ prestige ” (Visa Premier et Gold Mastercard), elles sont plutôt destinées à faciliter la vie du porteur lui-même, avec différents avantages pour 750 francs environ (114 €) : plafonds de retrait et de solde débiteur élevés, remboursements supérieurs à une carte de base pour les vols de bagages, etc. À noter, la carte Executive Business Card Mastercard, sortie le 15 février et proposée par plusieurs banques aux alentours de 1 000 francs (environ 152 €), comporte un “ platinum service ” : son détenteur peut joindre un service d’accueil téléphonique afin d’obtenir tout renseignement lié à l’activité professionnelle (trouver une idée de cadeaux d’entreprise, organiser un séminaire, etc.). 

Pour voyageurs internationaux

Acceptée comme moyen de paiement dans une majorité d’hôtels, restaurants et magasins à travers le monde, la carte American Express se décline dans une version Corporate. L’ensemble des collaborateurs d’une firme dispose ainsi du même type de carte, qui permet à l’entreprise d’obtenir des données consolidées au niveau mondial. Et de négocier les meilleurs tarifs avec son agence de voyages. Bon à savoir : le différé de paiement, 28 jours après la date d’arrêté des comptes, est gratuit. Chaque entreprise ayant opté pour cette carte d’un montant maximal de 400 francs (environ 61 €) obtient des relevés réguliers et peut consulter ses dépenses en cours par le www.americanexpress.fr. Pour les TPE, la Small Business Corporate Card autorise un différé de paiement gratuit jusqu’à 30 jours après la date d’arrêté des comptes. En plus des prestations d’assurance et d’assistance, elle procure à son détenteur un relevé détaillé des dépenses.

Moins connu en France, la carte Corporate Diners Club (420 francs, soient environ 64 €) aligne des avantages semblables. Les dépenses peuvent être débitées, au choix, sur le compte du salarié ou sur celui de l’employeur. Le cas échéant, Diners peut “ loger ” sa carte auprès de l’agence de voyages de l’entreprise. Le but : régler de façon centralisée toutes les commandes (billets d’avions, nuits d’hôtels, etc. ). 

Carburant : gérer intelligemment ses dépenses

Maîtriser les déplacements ne se résume pas aux notes de frais. Pour les entreprises qui emploient des commerciaux itinérants, le poste carburant est crucial. Les compagnies pétrolières le savent bien, qui proposent leurs propres cartes, contre un prix souvent modique (53 francs pour la carte Total par exemple). Pour le conducteur, il s’agit de véritables sésames. C’est à l’entreprise, en effet, de déterminer de quels services (carburant, boutique, lavage) a besoin celui-ci. Grâce à une bande magnétique (Esso Card) ou une puce (carte GR Actys de Total), tous les accès à ces services sont programmés à l’avance : plafond de montant hebdomadaire, achat possible de sandwiches ou non en boutique, prise de carburant non autorisée le week-end, etc. Pour le chauffeur, impossible d’y déroger ! En contrepartie, l’entreprise ne fait pas d’avances sur frais à ses collaborateurs mobiles, reçoit une facture détaillée, responsabilise son personnel (moins d’abus… ). Et bénéficie de conditions avantageuses pour ses achats de carburants. La carte Total, qui propose un reporting particulièrement détaillé, fonctionne par exemple selon un tarif unique, négocié de façon centrale en fonction des volumes engagés. Ce tarif s’applique donc à tous les achats de carburant, quelle que soit la station Total concernée. Intéressant en station autoroutière, il l’est beaucoup moins pour les véhicules qui ne circulent qu’en rase campagne… 

Pour certains achats

Encore peu développée en France, les cartes d’achat (purchasing) comptent tout de même quelques dignes représentantes dans leur rang. Fleuron : la carte Métro. Qui n’a jamais sollicité l’un de ses heureux propriétaires afin d’effectuer quelques achats (souvent personnels) à moindre coût ? Contre 365 francs annuels (environ 55 €) cette carte permet d’obtenir un relevé de tous les achats effectués dans un point de vente de l’enseigne (mobilier de bureau, alimentaire, bureautique… ) et de louer un véhicules à des conditions préférentielles. En outre, la carte Métro Réflexe permet d’étaler ses paiements à partir d’un certain montant d’achat. Le différé est, lui, plutôt modeste : huit jours gratuits à partir de la date de l’achat. Pour l’obtenir, il faut présenter un KBIS ou un extrait du registre du commerce. En dehors de Métro, peu de choix pour l’instant. À signaler tout de même : le groupement Carte Bleue (Visa) se prépare à lancer une carte purchasing destinée aux “ achats non stratégiques ” (quincaillerie, petites fournitures, etc. ) Destinée aux petites transactions (2 000 francs soient 305 € environ), elle va permettre aux responsables des achats d’utiliser un moyen de paiement électronique afin de régler des fournisseurs référencés. 

La fidélité, une vertu utile

Quitte à voyager, autant cumuler des points. De plus en plus, les cartes recèlent des programmes de fidélisation. Alors que toutes les cartes Fréquence Plus Air France sont nominatives (seuls les collaborateurs bénéficient du cumul de miles), la carte Corporate American Express “ co-marquée ” a été élaborée en partenariat avec plusieurs sociétés dont Air France. Basé sur un volume annuel d’achat, le barème de remises est clair : de 1 % à 3 %, pour les entreprises dont les achats de voyages dépassent les 250 000 francs (environ 38 110 €). Pour 490 francs (environ 75 €), la carte Avis Club Business offre des cumuls de points et de réduction de 15 % à 35 % sur les location de voitures.

Conseil utile : avant d’additionner le nombre de cartes pouvant entrer dans votre portefeuille ou dans ceux de vos collaborateurs, méfiez-vous des redondances. Pour ne prendre que cet exemple des cartes de fidélité, la Corporate American Express propose déjà des tarifs avantageux auprès d’autres loueurs de voitures. Il faut disséquer les offres, comparer et… négocier.

Une carte pour chaque besoin ; éviter les avances sur notes de frais

• Carte Visa Affaires

• Corporate Mastercard

Cumuler des points pour obtenir des remises

• Corporate American Express Air France

• Avis Club Business

Contrôler les dépenses en carburant

• GR Actys Total

• Esso Card

Régler ses dépenses partout dans le monde

• Corporate American Express

• Small Business Corporate Card

• Corporate Diners Club

Jouer l’effet prestige

• Visa Premier

• Gold Mastercard

• Platinum American Express

La plus jalousée : la carte Métro

Des générations de “ bons copains ” ont harcelé les détenteurs de cette carte afin d’effectuer des achats à bon prix.

La plus prestigieuse : la Platinum American Express

Non seulement elle cumule tous les services d’une carte AmEx (paiement dans les chaînes d’hôtels et restaurants du monde entier), mais elle offre des privilèges d’exception, notamment un accès aux concerts classiques les plus huppés de la planète…

La plus utile : la carte Affaires

Qu’il s’agisse d’une Visa Affaires ou d’une Corporate Mastercard, l’entreprise optimise  sa gestion des frais de déplacement en fournissant un tel outil à ses collaborateurs.

La plus “TPE“ : la carte Business

Des services pas toujours à la hauteur de ce que l’on pourrait attendre. Mais un prix souvent abordable et une reconnaissance professionnelle. L’indépendant peut enfin montrer autre chose qu’une carte “articuliers“ ! 

La plus mesquine : la carte GR Actys Total

Mesquine pour les collaborateurs mais pas pour l’employeur. En programmant à l’avance tout achat dans une station-service, elle ne laisse strictement aucune marge de manœuvre au salarié itinérant. 

“ Une carte Affaires, pour quoi faire ? ”

(Arturo Direct/Activité : conseil en marketing relationnel/Effectif : 2 salariés/CA : 2 MF).

Gérant d’Arturo Direct, Bertrand Turka s’est vu proposer une carte Visa Affaires par sa banque. Mais l’absence quasi totale de déplacements professionnels (“ le téléphone est mon outil de travail”) et la modestie de son poste achats le rendent sceptique sur l’utilité d’une telle carte. Il regrette le déficit d’explication de la part de sa banque

“ Plus besoin de consentir une avance ”

(Metron Technologies/Activités : distribution de matériel de micro-électronique/Effectif : 70 personnes/CA : 268 MF).

En moyenne, chacun des 45 commerciaux de l’entreprise génère une note de frais de 15 000 francs (environ 2 286 €) chaque mois. “ J’étais souvent tenue de leur octroyer une avance, souligne Martine Silveira, gestionnaire administrative. Et chacun attendait plusieurs semaines avant de rédiger sa note de frais. ” Désormais équipés d’une carte Affaires (Elys CCF) avec différé de paiement sur leur compte, les commerciaux de Metron Technologies ne reçoivent plus d’avance. Et sont incités à remplir très vite leur note de frais. 

Aller plus loin dans la gestion des frais

 Vous avez muni vos cadres de cartes Affaires mais souhaitez aller plus loin dans la gestion des frais de déplacements ? Avec Notilus, c’est possible. En complément de ces cartes, ce progiciel édité par Dimo Gestion traite la totalité des opérations de gestions des notes de frais : saisie unique, analyse des dépenses globales, contrôle comptable, règlement par virement, etc. L’entreprise n’a rien à faire puisque le logiciel récupère directement auprès de sa banque les informations utiles. Commercialisé à partir de 20 000 francs minimum (environ 3 050 €), cet outil se destine surtout aux grandes entreprises.

Didier Le Gorrec